Ngân sách phần mềm nội bộ không quyết định bởi "số màn hình", mà bởi 5 biến số chi phí. Trả lời 5 câu theo ngôn ngữ nghiệp vụ để biết độ phức tạp thật và soạn sẵn yêu cầu báo giá.
Đây mới là những thứ thật sự tạo ra chi phí của một hệ thống nội bộ — không phải số màn hình.
Công cụ này có ra con số tiền cụ thể không?
Không. Nó cố tình không báo giá theo "số màn hình" hay một con số VNĐ tuyệt đối — vì đó là cách ước lượng sai. Thay vào đó nó cho bạn một dải độ phức tạp tương đối và một bản mô tả yêu cầu đủ chặt để các vendor báo giá trên cùng phạm vi.
Vì sao các báo giá phần mềm chênh nhau 3–5 lần cho cùng một yêu cầu?
Vì mỗi vendor đang báo giá cho một phạm vi khác nhau từ cùng một bản mô tả mơ hồ. Bên rẻ nhất thường chỉ tính luồng nghiệp vụ chính và bỏ qua ngoại lệ, tích hợp, migrate dữ liệu, chi phí vận hành. Khi yêu cầu được mô tả đủ 5 biến số, khoảng chênh thường co lại đáng kể.
Doanh nghiệp không có người IT thì tự ước lượng kiểu gì?
Khung 5 biến số được thiết kế để trả lời bằng ngôn ngữ nghiệp vụ, không cần kiến thức lập trình. Bạn chỉ cần mô tả luồng công việc, ngoại lệ, dữ liệu đang nằm đâu. Việc quy đổi sang độ phức tạp kỹ thuật là của vendor.
Chi phí vận hành phần mềm nội bộ chiếm bao nhiêu?
Theo kinh nghiệm dự án thực tế, tổng chi phí vận hành, bảo trì và chỉnh sửa trong 3–4 năm đầu thường ngang với chi phí xây dựng ban đầu. Vì vậy ngân sách đúng phải tính theo Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong vòng đời.
Nên dành bao nhiêu phần ngân sách cho dự phòng?
Với hệ thống có migrate dữ liệu cũ hoặc tích hợp hệ thống đang chạy, mức dự phòng hợp lý là 15–25% trên chi phí xây. Quan trọng hơn con số là quy tắc dùng: dự phòng chỉ giải ngân cho ngoại lệ phát hiện muộn, không phải cho tính năng mới nghĩ ra giữa chừng.